KWALITEITSINDICATOREN
INPUT
We hechten veel waarde aan kwaliteit, nu en in de toekomst. We beoordelen onze cliënten en opdrachten op risico’s zoals witwaspraktijken, ethiek, en onafhankelijkheid. We investeren daarnaast in opleidingen en trainingen. Innovatie, zoals kunstmatige intelligentie en procesautomatisering, helpt bij kwaliteitsverbetering en efficiëntie.
CLIËNT- EN OPDRACHTAANVAARDING
Het aanvaarden en continueren van een cliënt met bijbehorende opdracht(en) is met veel regels omgeven. De toetsing van cliënten richt zich vooral op de risico’s in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), op het niet voldoen aan (andere) wet- en regelgeving en op risico’s vanwege ethiek en moraliteit. Voor zover regelgeving daarin niet voorziet, gelden binnen onze organisatie aanvullende beperkingen voor bepaalde sectoren en bedrijfsactiviteiten. Deze zijn vastgelegd in ons Kwaliteitshandboek. Het beoordelen van de acceptatie en voortzetting van assurance-opdrachten vindt met name plaats om de onafhankelijke uitvoering van de opdracht te waarborgen en om te beoordelen of er voldoende (deskundige) capaciteit is om de opdracht kwalitatief goed uit te kunnen voeren.
Via een geautomatiseerd systeem voor cliënt- en opdrachtaanvaarding en -continuatie stellen we vast of aan de relevante wet- en regelgeving wordt voldaan. In 2024 zal een Wwft-audit worden uitgevoerd door het SRA. Deze audit zal waardevolle input geven om ons beleid en procedures verder te verbeteren.
Systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA)
Moore DRV beschikt over een systematische integriteitsrisicoanalyse. Deze SIRA fungeert als overzicht van de geïdentificeerde integriteitsrisico’s, de ‘risk appetite’ en de genomen beheersmaatregelen. In 2022 is deze SIRA door Compliance en de Kwaliteitsmanager geactualiseerd, mede aan de hand van de registratie van meldingen en incidenten. In 2024 zullen we de SIRA opnieuw actualiseren.
Eind november 2020 is besloten om een geautomatiseerd risicomanagementsysteem in te richten. De strategische doelstelling van dit project is het versterken en verankeren van risicomanagement in de organisatie door het opzetten, inrichten en onderhouden van een gestructureerd riskmanagement framework. Zo waarborgen we een integere bedrijfsvoering en tonen we die aan. Moore Global heeft een applicatie ontwikkeld om het proces van risicomanagement gestructureerd vorm te kunnen geven. De applicatie is zo opgezet en ingericht dat voldaan wordt aan de International Standard on Quality Management (ISQM1). In samenwerking met Moore MKW (voorheen Moore MTH) is deze applicatie in 2021 getest en in 2022 ingericht. Eind 2022 is hierin ook een kwaliteitsrisicoanalyse opgenomen waarvan de SIRA een onderdeel is. In 2023 zijn door Moore Global geen verdere ontwikkelingen doorgevoerd in de applicatie.
Moore DRV neemt deel aan het zogenaamde koplopersoverleg ISQM-1 georganiseerd door het SRA. Een aantal kantoren dat vooruitloopt op dit terrein denkt hierin met elkaar na over de wijze waarop het SRA-accountantskantoren kan ondersteunen bij de implementatie van ISQM-1 zodra dit in de Nederlandse wetgeving is vereist. In 2024 zullen we beleid ontwikkelen over de wijze waarop wij het risicomanagement binnen Moore DRV verder gaan vormgeven. Daarbij houden we rekening met het AFM-rapport ‘Beheersing integriteitsrisico’s door accountantsorganisaties: zet verbeterd beleid om in praktijk’.
De objectiviteit en onafhankelijkheid van onze medewerkers bewaken we onder meer door het jaarlijks opvragen van een persoonlijke onafhankelijkheids- en integriteitsverklaring. Ook monitoren we van de onafhankelijkheid op het niveau van de individuele assurance-opdracht.
Alle medewerkers, met uitzondering van enkele langdurig zieke medewerkers, hebben in 2023 een onafhankelijkheids-verklaring ingevuld. De Kwaliteitsmanager beoordeelt op basis van deze formulieren of er sprake is van nevenfuncties of andere belangenconflicten die niet zijn toegestaan.
Bedreigingen van de onafhankelijkheid op het niveau van de individuele assurance-opdracht kunnen met name ontstaan door:
de verhouding tussen de vergoeding voor de assurance-opdracht en andere opdrachten;
de samenloop met non-assurance dienstverlening door andere servicelijnen of specialties; en
de duur van de betrokkenheid van zogenaamde senior-teamleden bij een assurance-opdracht.
Voor de samenloop van de assurance-opdracht met andere dienstverlening zijn duidelijke richtlijnen opgesteld. De vaststelling of de onafhankelijkheid in het geding is, gebeurt aan de hand van een schema. Er kan een verbod gelden voor het aannemen van de opdracht, of een maatregel kan noodzakelijk zijn. Het team dient gemotiveerd aan te geven of de samenloop van de dienstverlening onze onafhankelijkheid wel of niet bedreigt en zo ja, of een kwaliteitsmaatregel deze bedreiging kan afzwakken. De Kwaliteitsmanager dient deze onderbouwing goed te keuren op het moment dat deze samenloop van dienstverlening niet bekend en geëvalueerd is in het proces van voortzetting van de controleopdracht.
Zodra senior teamleden langer bij de opdracht betrokken zijn dan de termijn van zeven jaar, beoordeelt de Kwaliteitsmanager of de argumenten daarvoor valide zijn. Als een risico wordt onderkend, wordt een maatregel opgelegd. Bijvoorbeeld het toewijzen van een tweede accountant of een (externe) opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar (OKB’er) aan de opdracht.
De verzoeken die bij de Kwaliteitsmanager zijn ingediend op het gebied van onafhankelijkheid zijn:
Aantal controleopdrachten
Wettelijk WTA
377
(2022: 284)
108
Vrijwillig
en overig
(2022: 78)
53
SCholen
(2022: 54)
538
Totaal
(2022: 416)
Peildatum: 1 maart 2024
De toename van het aantal opdrachten is verantwoord gezien de toename van het aantal medewerkers.
Met behulp van een gestandaardiseerd model, de zogenaamde FRISS (Fun, Risk, Income, Stress en Strategy)-check, zijn de Beleidsbepalers door de verschillende controleteams periodiek geïnformeerd over de geprognosticeerde afboekingen. Hierbij worden per controlecliënt de hiervoor vermelde FRISS-aspecten betrokken in de overweging of, en zo ja onder welke voorwaarden, de opdracht voortgezet kan worden. In juni 2023 hebben de Beleidsbepalers gesprekken gevoerd over deze FRISS-analyse met vertegenwoordigers van de vier controleteams. Deze analyse en de gesprekken hebben ertoe geleid dat een aantal controleopdrachten voor boekjaar 2023 niet is gecontinueerd, omdat de cliënt niet wilde voldoen aan de gestelde voorwaarden.
Voor elke uit te brengen offerte voor een controleopdracht is vooraf goedkeuring vereist van de Beleidsbepalers. Zij beoordelen of er toereikende en voldoende gekwalificeerde capaciteit beschikbaar is. Ook wordt beoordeeld of de potentiële cliënt past bij Moore DRV en of een reële prijs wordt geoffreerd. Uitgangspunt is dat de overeengekomen fee geen belemmering mag zijn om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.
Dat het steeds lastiger wordt om een controlerend accountant te vinden zien wij nadrukkelijk terug in het aantal ontvangen verzoeken tot het uitbrengen van offertes. In 2023 bedroeg dit aantal 200 ten opzichte van 90 verzoeken in 2022. Aangezien ook onze capaciteit beperkt is hebben wij 125 van deze verzoeken af moeten wijzen (2022: 32). Ook het feit dat verschillende verzoeken afkomstig waren van potentiële cliënten buiten ons werkgebied of die niet passen binnen ons cliëntbeleid is reden geweest om niet in te gaan op deze verzoeken.
Van de 21 offertes die uiteindelijk niet zijn gegund aan Moore DRV, is bij het overgrote deel de reden dat de geoffreerde prijs te hoog was ten opzichte van de concurrentie.
Maandelijks ontvangen de Beleidsbepalers een overzicht van de voortgang van de controleopdrachten. Deze overzichten worden besproken in de reguliere vergadering van Beleidsbepalers en in het overleg tussen Externe Accountants (EA’s) en Beleidsbepalers.
Om een hoge kwaliteit van dienstverlening te kunnen garanderen, moeten we, naast goede tooling, beschikken over een goede bezetting in aantal uren en in vereiste ervaring. Daarbij is van belang dat er voldoende tijd wordt besteed aan de opdrachten en op de juiste niveaus. In onderstaande tabel is per functiecategorie aangegeven hoe het totaal aantal uren is verdeeld dat op controleprojecten is verantwoord.
Om te zorgen voor een voldoende niveau aan kennis en ervaring van onze EA’s zijn nadere interne vereisten gesteld aan deze functie. Die nadere eisen zijn:
Partner, minimaal 200 controle-uren en 10 controleopdrachten;
Directeur en senior-manager, minimaal 500 controle-uren en 10 controleopdrachten.
Beleidsbepalers zijn vrijgesteld van dit uren-criterium aangezien zij in hun rol als Beleidsbepaler voldoende kennis, ervaring en routine opbouwen.
*Externe accountants (EA’s) zijn accountants die namens onze accountantsorganisatie verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van wettelijke controleopdrachten. Zij zijn namens Moore DRV ingeschreven in het register van de AFM.
EN VERLOOP PER SERVICELIJN
Onderstaande tabel geeft inzicht in het verloop van het aantal medewerkers binnen de verschillende servicelijnen in 2023.
In bovenstaande tabel zijn oproepkrachten, zzp’ers en stagiairs niet meegenomen in de aantallen. De instroom is fors hoger dan de uitstroom. Voor een deel heeft dit te maken met de aansluiting van Trivent per 1 april 2023 met een instroom van 40 medewerkers die voornamelijk werkzaam zijn in de servicelijn mkb accountancy & advies. Zonder deze aansluiting bedraagt de totale instroom 17% en is daarmee nog steeds hoger dan de uitstroom.
In het kader van dit kwaliteitsverslag is het van belang om te analyseren wat de redenen zijn dat medewerkers Moore DRV verlaten en vooral om vast te stellen of medewerkers vertrekken vanwege ongewenste elementen in onze kwaliteitsgerichte cultuur. Om de reden van vertrek te achterhalen vragen we uitdiensttredende medewerkers een exitformulier in te vullen. Van de 92 medewerkers die uitdienst zijn getreden hebben 39 medewerkers dit formulier ingevuld. De afdeling hrm heeft vertrekkende medewerkers vervolgens telefonisch benaderd om meer achtergrond te verkrijgen bij de daadwerkelijke vertrekreden(en). De opgegeven redenen zijn divers. De redenen die het meest worden gegeven zijn ontwikkelingsmogelijkheden, de aard van het werk in relatie tot de persoonlijke ambities en de aard van de organisatie. Ten opzichte van voorgaande jaren wordt nu ook de werk-privé balans vaker opgegeven als vertrekreden.
Uit de analyse van de vertrekredenen komen geen signalen naar voren dat medewerkers Moore DRV verlaten vanwege andere ongewenste elementen in de cultuur van de organisatie.
De uitvoering van de controleopdrachten vindt plaats door vier regionale teams. Deze teams staan onder leiding van de externe accountants die bij de AFM staan ingeschreven. Op 1 januari 2023 waren er 17 externe accountants en we sloten het jaar af met 20.
Deze tabel bevat de aantallen inclusief werkstudenten en andere oproepkrachten. Ondanks de krapte op de arbeidsmarktwas er een hoge instroom van beginnend controleassistenten en werkstudenten, die we specifieke interne opleidingen en trainingen aanbieden. Ook op directie-, senior en medior niveau konden we professionals aan ons verbinden.
De samenstelling van het controleteam voor wat betreft ervaring wordt hierna weergegeven.
Junioren (onderlaag): (Senior) Assistant (IT) Audit
Medioren (middenlaag): Supervisor (IT) Audit en Junior Manager (IT) Audit
Senioren (bovenlaag): (Senior) Manager (IT) Audit
De samenstelling van het controleteam op het gebied van ervaring laat een stabiel beeld zien. Een stevige middenlaag is belangrijk. Onze supervisors en junior managers vormen zogezegd de ‘ruggengraat’ van onze controleteams en zijn onmisbaar bij het opleiden en begeleiden van de assistant audit. Zij zorgen ervoor dat we op een kwalitatief verantwoorde wijze verder te kunnen groeien. In 2024 wordt onderzocht of het aantrekken van accountants uit het buitenland een bijdrage kan leveren aan de noodzakelijke groei van de middenlaag.
De medewerkers van Moore DRV zijn de kracht van de organisatie. Wij kunnen geen hoge kwaliteit leveren als onze medewerkers niet beschikken over voldoende inhoudelijke kennis en de juiste competenties. Wij investeren daarom veel in het opleiden en trainen van onze medewerkers. Meer hierover kunt u lezen in ‘leren en ontwikkelen’.
Het strategisch opleiden van onze medewerkers is vormgegeven volgens de zogenaamde PDCA (PlanDoCheckAct)-cyclus. Wij beschikken over een opleidingsbeleid en opleidingsplannen op kantoorniveau. De opleidingsplannen zijn vertaald naar plannen per servicelijn en voor de accountants naar opleidingsplannen op individueel niveau. Jaarlijks voeren we een gesprekscyclus uit die ondersteunt bij het opstellen, reflecteren en evalueren van de individuele opleidingsplannen. Compliance monitort of titelhouders aan hun PE-verplichting voldoen. Voor de monitoring PE-verplichting accountants en overige titelhouders verwijzen we u naar ‘leren en ontwikkelen’
Per 1 april 2023 is Trivent, met kantoren in Waalwijk en Nuenen, bij ons aangesloten. Per 1 januari 2024 heeft ook Rijkse de aansluiting gemaakt bij Moore DRV. Voorafgaand aan het besluit tot aansluiting vindt een uitgebreid due diligence onderzoek plaats. Wat betreft het aspect kwaliteit voeren de Kwaliteitsmanager, de Directeur Vaktechniek Accountancy en het Hoofd Vaktechniek Fiscaal een review uit op zowel het kwaliteitsstelsel als de inhoudelijke dossiers. Van dit onderzoek brengen zij verslag uit bij de Raad van Bestuur en de Maatschap waarin zij zo objectief mogelijk een beeld schetsen van de kwaliteit van het betreffende kantoor.
Het rapport vormt belangrijke input voor het implementatietraject. Per servicelijn wordt een notitie opgesteld met daarin de belangrijkste verschillen tussen het kwaliteitsstelsel en de manier van werken van het aan te sluiten kantoor en van Moore DRV. Per punt wordt aangegeven hoe de medewerkers van het aan te sluiten kantoor hiermee moeten omgegaan. Het kwaliteitsstelsel van Moore DRV wordt vervolgens na aansluiting per servicelijn gepresenteerd waarbij nadrukkelijk wordt stilgestaan bij de onderkende verschillen.
Met betrekking tot de controleportefeuille wordt per controleopdracht vóór aansluiting reeds een analyse gemaakt van het risicoprofiel van de controlecliënt en -opdracht. Tevens wordt per controleopdracht aangegeven welke kwaliteitsmaatregel noodzakelijk wordt geacht. Deze analyse wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de Beleidsbepalers. Voor de overige opdrachten vindt gedurende het due diligence onderzoek een globale analyse plaats van de hoog-risico-opdrachten.
Begin 2024 zijn het proces voorafgaand aan de aansluiting en het integratieproces geëvalueerd. Hieruit zijn leerpunten geformuleerd waarmee we bij toekomstige aansluitingen rekening houden.
Duurzaam en sociaal ondernemen is één van de grote uitdagingen voor onszelf en onze cliënten, de ondernemers in de echte economie. Wij ondersteunen onze cliënten graag bij deze uitdaging. Van groot belang is daarom dat onze medewerkers voldoende deskundigheid op dit terrein verkrijgen. De verplichte PE-training is deels intern (classroom) en deels extern (webinars) georganiseerd en door alle accountants gevolgd.
Er is een multidisciplinair ESG-serviceteam opgericht bestaande uit medewerkers van de servicelijn Audit & Assurance, Bureau Vaktechniek Accountancy, hrm-advies, subsidie-advies en Crossminds. Verschillende (ontbijt)sessies zijn georganiseerd voor cliënten en de eerste cliënten zijn door dit team ondersteund in hun aanpak van de esg-transitie.
In samenwerking met Moore Global is een ESG Framework ontwikkeld waarmee we onze cliënten kunnen helpen in hun ESG-transitie in het algemeen en om te voldoen aan de CSRD-verplichting. We hebben zelf tooling ontwikkeld die cliënten helpt bij het bepalen van hun ESG-volwassenheid, stakeholder-analyse en (dubbele) materialiteitsanalyse. Tevens zijn wij binnen Moore Global één van de ESG-leaders en hebben we zitting in het ESG Steering Committee. We werken actief mee aan de ontwikkeling van de ESG Assurance Methodology voor Moore Global.
Verder zijn we Launching Partner in het JES! (Journey to Epic Sustainability) platform van SDU. In dat kader testen wij tooling, ontwikkelen we content en verzorgen we diverse trainingen.
Ook is een start gemaakt het opzetten van een kwaliteitsstelsel met betrekking tot ESG-assurance-opdrachten. Dit zal in 2024 verder worden vormgegeven.
In 2023 is onder begeleiding van een extern bureau in de servicelijn audit & assurance een zogenaamde customer- en employee journey in kaart gebracht. Zowel medewerkers als cliënten zijn bevraagd hoe zij de verschillende fasen in het auditproces ervaren en waarderen. Door een werkgroep zijn de uitkomsten geanalyseerd en verbetervoorstellen geformuleerd die tijdens de Summercourse 2023 zijn gepresenteerd. Tijdens de Kick-off-balanscontrole in 2024 zijn de verbetervoorstellen en gemaakte afspraken nogmaals onder de aandacht gebracht.
Op de volgende contactmomenten in het auditproces willen wij een verbetering doorvoeren:
de planning van de audit;
het aanleveren van stukken door de cliënt;
de tijd bij de cliënt en de evaluatie met de cliënt;
het leren van voorgaande opdrachten.
De afgesproken verbeteringen zijn onderdeel geworden van de interne reviews en de overleggen met young professionals en de klankbordgroep.
Servicelijn audit & assurance
In 2023 zijn binnen de servicelijn audit & assurance de volgende innovaties doorontwikkeld:
Uitbreiding en verbetering van data-analyses en de workflow;
Nieuwe functionaliteiten in de online PBC (Prepare By Cliënt) -lijst;
Start van een pilot voor een zogenaamde data-driven-audit met behulp van continuos auditor;
Verdere ondersteuning door middel van Power BI Dashboard bij het invullen van de AFM-vragenlijsten.
In samenwerking met het SRA en enkele andere kantoren ontwikkelen we een AFM-data-tool die het mogelijk maakt het proces van invullen van de AFM-vragenlijsten efficiënter te laten verlopen. De tool moet het ook mogelijk maken analyses uit te voeren over de eigen controleportefeuille en deze informatie te benchmarken met informatie van alle deelnemende accountantsorganisaties.
Servicelijn mkb accountancy & advies
In onze dynamische markt is het niet altijd eenvoudig om voldoende personeel te vinden om alle groeikansen te benutten. Gelukkig staan de ontwikkelingen in software niet stil en hebben we collega’s aangetrokken die zich vol enthousiasme storten op de nieuwste innovaties op dit gebied. In 2023 zijn collega’s gestart met het verder verkennen van de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie (ai). Ook is een speciaal team opgezet dat zich volledig richt op robotic process automation (RPA).
Dit RPA-team speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van onze collega’s in de praktijk. Ze nemen routinematige taken over, waardoor er meer werk kan worden verzet met een hoge mate van nauwkeurigheid. De bots die we inzetten bieden operationele ondersteuning en stellen onze collega’s in staat om zich te concentreren op complexere en interessantere taken.
Een ander belangrijk voordeel van RPA is dat het de schaalbaarheid verhoogt.
Kortom, door slim gebruik te maken van technologie kunnen we onze capaciteit vergroten en tegelijkertijd de kwaliteit van ons werk verbeteren.
We hechten veel waarde aan kwaliteit, nu en in de toekomst. We beoordelen onze cliënten en opdrachten op risico’s zoals witwaspraktijken, ethiek, en onafhankelijkheid. We investeren daarnaast in opleidingen en trainingen. Innovatie, zoals kunstmatige intelligentie en procesautomatisering, helpt bij kwaliteitsverbetering en efficiëntie.
KWALITEITSINDICATOREN
INPUT
CLIËNT- EN OPDRACHTAANVAARDING
Moore DRV neemt deel aan het zogenaamde koplopersoverleg ISQM-1 georganiseerd door het SRA. Een aantal kantoren dat vooruitloopt op dit terrein denkt hierin met elkaar na over de wijze waarop het SRA-accountantskantoren kan ondersteunen bij de implementatie van ISQM-1 zodra dit in de Nederlandse wetgeving is vereist. In 2024 zullen we beleid ontwikkelen over de wijze waarop wij het risicomanagement binnen Moore DRV verder gaan vormgeven. Daarbij houden we rekening met het AFM-rapport ‘Beheersing integriteitsrisico’s door accountantsorganisaties: zet verbeterd beleid om in praktijk’.
Eind november 2020 is besloten om een geautomatiseerd risicomanagementsysteem in te richten. De strategische doelstelling van dit project is het versterken en verankeren van risicomanagement in de organisatie door het opzetten, inrichten en onderhouden van een gestructureerd riskmanagement framework. Zo waarborgen we een integere bedrijfsvoering en tonen we die aan. Moore Global heeft een applicatie ontwikkeld om het proces van risicomanagement gestructureerd vorm te kunnen geven. De applicatie is zo opgezet en ingericht dat voldaan wordt aan de International Standard on Quality Management (ISQM1). In samenwerking met Moore MKW (voorheen Moore MTH) is deze applicatie in 2021 getest en in 2022 ingericht. Eind 2022 is hierin ook een kwaliteitsrisicoanalyse opgenomen waarvan de SIRA een onderdeel is. In 2023 zijn door Moore Global geen verdere ontwikkelingen doorgevoerd in de applicatie.
Moore DRV beschikt over een systematische integriteitsrisicoanalyse. Deze SIRA fungeert als overzicht van de geïdentificeerde integriteitsrisico’s, de ‘risk appetite’ en de genomen beheersmaatregelen. In 2022 is deze SIRA door Compliance en de Kwaliteitsmanager geactualiseerd, mede aan de hand van de registratie van meldingen en incidenten. In 2024 zullen we de SIRA opnieuw actualiseren.
Systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA)
Via een geautomatiseerd systeem voor cliënt- en opdrachtaanvaarding en -continuatie stellen we vast of aan de relevante wet- en regelgeving wordt voldaan. In 2024 zal een Wwft-audit worden uitgevoerd door het SRA. Deze audit zal waardevolle input geven om ons beleid en procedures verder te verbeteren.
Het aanvaarden en continueren van een cliënt met bijbehorende opdracht(en) is met veel regels omgeven. De toetsing van cliënten richt zich vooral op de risico’s in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), op het niet voldoen aan (andere) wet- en regelgeving en op risico’s vanwege ethiek en moraliteit. Voor zover regelgeving daarin niet voorziet, gelden binnen onze organisatie aanvullende beperkingen voor bepaalde sectoren en bedrijfsactiviteiten. Deze zijn vastgelegd in ons Kwaliteitshandboek. Het beoordelen van de acceptatie en voortzetting van assurance-opdrachten vindt met name plaats om de onafhankelijke uitvoering van de opdracht te waarborgen en om te beoordelen of er voldoende (deskundige) capaciteit is om de opdracht kwalitatief goed uit te kunnen voeren.
De verzoeken die bij de Kwaliteitsmanager zijn ingediend op het gebied van onafhankelijkheid zijn:
Bedreigingen van de onafhankelijkheid op het niveau van de individuele assurance-opdracht kunnen met name ontstaan door:
de verhouding tussen de vergoeding voor de assurance-opdracht en andere opdrachten;
de samenloop met non-assurance dienstverlening door andere servicelijnen of specialties; en
de duur van de betrokkenheid van zogenaamde senior-teamleden bij een assurance-opdracht.
Voor de samenloop van de assurance-opdracht met andere dienstverlening zijn duidelijke richtlijnen opgesteld. De vaststelling of de onafhankelijkheid in het geding is, gebeurt aan de hand van een schema. Er kan een verbod gelden voor het aannemen van de opdracht, of een maatregel kan noodzakelijk zijn. Het team dient gemotiveerd aan te geven of de samenloop van de dienstverlening onze onafhankelijkheid wel of niet bedreigt en zo ja, of een kwaliteitsmaatregel deze bedreiging kan afzwakken. De Kwaliteitsmanager dient deze onderbouwing goed te keuren op het moment dat deze samenloop van dienstverlening niet bekend en geëvalueerd is in het proces van voortzetting van de controleopdracht.
Zodra senior teamleden langer bij de opdracht betrokken zijn dan de termijn van zeven jaar, beoordeelt de Kwaliteitsmanager of de argumenten daarvoor valide zijn. Als een risico wordt onderkend, wordt een maatregel opgelegd. Bijvoorbeeld het toewijzen van een tweede accountant of een (externe) opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar (OKB’er) aan de opdracht.
Alle medewerkers, met uitzondering van enkele langdurig zieke medewerkers, hebben in 2023 een onafhankelijkheids-verklaring ingevuld. De Kwaliteitsmanager beoordeelt op basis van deze formulieren of er sprake is van nevenfuncties of andere belangenconflicten die niet zijn toegestaan.
De objectiviteit en onafhankelijkheid van onze medewerkers bewaken we onder meer door het jaarlijks opvragen van een persoonlijke onafhankelijkheids- en integriteitsverklaring. Ook monitoren we van de onafhankelijkheid op het niveau van de individuele assurance-opdracht.
538
Totaal
(2022: 416)
53
SCholen
(2022: 54)
108
Vrijwillig
en overig
(2022: 78)
Maandelijks ontvangen de Beleidsbepalers een overzicht van de voortgang van de controleopdrachten. Deze overzichten worden besproken in de reguliere vergadering van Beleidsbepalers en in het overleg tussen Externe Accountants (EA’s) en Beleidsbepalers.
Dat het steeds lastiger wordt om een controlerend accountant te vinden zien wij nadrukkelijk terug in het aantal ontvangen verzoeken tot het uitbrengen van offertes. In 2023 bedroeg dit aantal 200 ten opzichte van 90 verzoeken in 2022. Aangezien ook onze capaciteit beperkt is hebben wij 125 van deze verzoeken af moeten wijzen (2022: 32). Ook het feit dat verschillende verzoeken afkomstig waren van potentiële cliënten buiten ons werkgebied of die niet passen binnen ons cliëntbeleid is reden geweest om niet in te gaan op deze verzoeken.
Van de 21 offertes die uiteindelijk niet zijn gegund aan Moore DRV, is bij het overgrote deel de reden dat de geoffreerde prijs te hoog was ten opzichte van de concurrentie.
Voor elke uit te brengen offerte voor een controleopdracht is vooraf goedkeuring vereist van de Beleidsbepalers. Zij beoordelen of er toereikende en voldoende gekwalificeerde capaciteit beschikbaar is. Ook wordt beoordeeld of de potentiële cliënt past bij Moore DRV en of een reële prijs wordt geoffreerd. Uitgangspunt is dat de overeengekomen fee geen belemmering mag zijn om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.
Met behulp van een gestandaardiseerd model, de zogenaamde FRISS (Fun, Risk, Income, Stress en Strategy)-check, zijn de Beleidsbepalers door de verschillende controleteams periodiek geïnformeerd over de geprognosticeerde afboekingen. Hierbij worden per controlecliënt de hiervoor vermelde FRISS-aspecten betrokken in de overweging of, en zo ja onder welke voorwaarden, de opdracht voortgezet kan worden. In juni 2023 hebben de Beleidsbepalers gesprekken gevoerd over deze FRISS-analyse met vertegenwoordigers van de vier controleteams. Deze analyse en de gesprekken hebben ertoe geleid dat een aantal controleopdrachten voor boekjaar 2023 niet is gecontinueerd, omdat de cliënt niet wilde voldoen aan de gestelde voorwaarden.
De toename van het aantal opdrachten is verantwoord gezien de toename van het aantal medewerkers.
Peildatum: 1 maart 2024
Wettelijk WTA
377
(2022: 284)
Aantal controleopdrachten
*Externe accountants (EA’s) zijn accountants die namens onze accountantsorganisatie verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van wettelijke controleopdrachten. Zij zijn namens Moore DRV ingeschreven in het register van de AFM.
Om te zorgen voor een voldoende niveau aan kennis en ervaring van onze EA’s zijn nadere interne vereisten gesteld aan deze functie. Die nadere eisen zijn:
Partner, minimaal 200 controle-uren en 10 controleopdrachten;
Directeur en senior-manager, minimaal 500 controle-uren en 10 controleopdrachten.
Beleidsbepalers zijn vrijgesteld van dit uren-criterium aangezien zij in hun rol als Beleidsbepaler voldoende kennis, ervaring en routine opbouwen.
Om een hoge kwaliteit van dienstverlening te kunnen garanderen, moeten we, naast goede tooling, beschikken over een goede bezetting in aantal uren en in vereiste ervaring. Daarbij is van belang dat er voldoende tijd wordt besteed aan de opdrachten en op de juiste niveaus. In onderstaande tabel is per functiecategorie aangegeven hoe het totaal aantal uren is verdeeld dat op controleprojecten is verantwoord.
De samenstelling van het controleteam op het gebied van ervaring laat een stabiel beeld zien. Een stevige middenlaag is belangrijk. Onze supervisors en junior managers vormen zogezegd de ‘ruggengraat’ van onze controleteams en zijn onmisbaar bij het opleiden en begeleiden van de assistant audit. Zij zorgen ervoor dat we op een kwalitatief verantwoorde wijze verder te kunnen groeien. In 2024 wordt onderzocht of het aantrekken van accountants uit het buitenland een bijdrage kan leveren aan de noodzakelijke groei van de middenlaag.
Junioren (onderlaag): (Senior) Assistant (IT) Audit
Medioren (middenlaag): Supervisor (IT) Audit en Junior Manager (IT) Audit
Senioren (bovenlaag): (Senior) Manager (IT) Audit
De samenstelling van het controleteam voor wat betreft ervaring wordt hierna weergegeven.
Deze tabel bevat de aantallen inclusief werkstudenten en andere oproepkrachten. Ondanks de krapte op de arbeidsmarktwas er een hoge instroom van beginnend controleassistenten en werkstudenten, die we specifieke interne opleidingen en trainingen aanbieden. Ook op directie-, senior en medior niveau konden we professionals aan ons verbinden.
De uitvoering van de controleopdrachten vindt plaats door vier regionale teams. Deze teams staan onder leiding van de externe accountants die bij de AFM staan ingeschreven. Op 1 januari 2023 waren er 17 externe accountants en we sloten het jaar af met 20.
In bovenstaande tabel zijn oproepkrachten, zzp’ers en stagiairs niet meegenomen in de aantallen. De instroom is fors hoger dan de uitstroom. Voor een deel heeft dit te maken met de aansluiting van Trivent per 1 april 2023 met een instroom van 40 medewerkers die voornamelijk werkzaam zijn in de servicelijn mkb accountancy & advies. Zonder deze aansluiting bedraagt de totale instroom 17% en is daarmee nog steeds hoger dan de uitstroom.
In het kader van dit kwaliteitsverslag is het van belang om te analyseren wat de redenen zijn dat medewerkers Moore DRV verlaten en vooral om vast te stellen of medewerkers vertrekken vanwege ongewenste elementen in onze kwaliteitsgerichte cultuur. Om de reden van vertrek te achterhalen vragen we uitdiensttredende medewerkers een exitformulier in te vullen. Van de 92 medewerkers die uitdienst zijn getreden hebben 39 medewerkers dit formulier ingevuld. De afdeling hrm heeft vertrekkende medewerkers vervolgens telefonisch benaderd om meer achtergrond te verkrijgen bij de daadwerkelijke vertrekreden(en). De opgegeven redenen zijn divers. De redenen die het meest worden gegeven zijn ontwikkelingsmogelijkheden, de aard van het werk in relatie tot de persoonlijke ambities en de aard van de organisatie. Ten opzichte van voorgaande jaren wordt nu ook de werk-privé balans vaker opgegeven als vertrekreden.
Uit de analyse van de vertrekredenen komen geen signalen naar voren dat medewerkers Moore DRV verlaten vanwege andere ongewenste elementen in de cultuur van de organisatie.
Onderstaande tabel geeft inzicht in het verloop van het aantal medewerkers binnen de verschillende servicelijnen in 2023.
EN VERLOOP PER SERVICELIJN
Het strategisch opleiden van onze medewerkers is vormgegeven volgens de zogenaamde PDCA (PlanDoCheckAct)-cyclus. Wij beschikken over een opleidingsbeleid en opleidingsplannen op kantoorniveau. De opleidingsplannen zijn vertaald naar plannen per servicelijn en voor de accountants naar opleidingsplannen op individueel niveau. Jaarlijks voeren we een gesprekscyclus uit die ondersteunt bij het opstellen, reflecteren en evalueren van de individuele opleidingsplannen. Compliance monitort of titelhouders aan hun PE-verplichting voldoen. Voor de monitoring PE-verplichting accountants en overige titelhouders verwijzen we u naar ‘leren en ontwikkelen’
De medewerkers van Moore DRV zijn de kracht van de organisatie. Wij kunnen geen hoge kwaliteit leveren als onze medewerkers niet beschikken over voldoende inhoudelijke kennis en de juiste competenties. Wij investeren daarom veel in het opleiden en trainen van onze medewerkers. Meer hierover kunt u lezen in ‘leren en ontwikkelen’.
In samenwerking met Moore Global is een ESG Framework ontwikkeld waarmee we onze cliënten kunnen helpen in hun ESG-transitie in het algemeen en om te voldoen aan de CSRD-verplichting. We hebben zelf tooling ontwikkeld die cliënten helpt bij het bepalen van hun ESG-volwassenheid, stakeholder-analyse en (dubbele) materialiteitsanalyse. Tevens zijn wij binnen Moore Global één van de ESG-leaders en hebben we zitting in het ESG Steering Committee. We werken actief mee aan de ontwikkeling van de ESG Assurance Methodology voor Moore Global.
Verder zijn we Launching Partner in het JES! (Journey to Epic Sustainability) platform van SDU. In dat kader testen wij tooling, ontwikkelen we content en verzorgen we diverse trainingen.
Ook is een start gemaakt het opzetten van een kwaliteitsstelsel met betrekking tot ESG-assurance-opdrachten. Dit zal in 2024 verder worden vormgegeven.
Duurzaam en sociaal ondernemen is één van de grote uitdagingen voor onszelf en onze cliënten, de ondernemers in de echte economie. Wij ondersteunen onze cliënten graag bij deze uitdaging. Van groot belang is daarom dat onze medewerkers voldoende deskundigheid op dit terrein verkrijgen. De verplichte PE-training is deels intern (classroom) en deels extern (webinars) georganiseerd en door alle accountants gevolgd.
Er is een multidisciplinair ESG-serviceteam opgericht bestaande uit medewerkers van de servicelijn Audit & Assurance, Bureau Vaktechniek Accountancy, hrm-advies, subsidie-advies en Crossminds. Verschillende (ontbijt)sessies zijn georganiseerd voor cliënten en de eerste cliënten zijn door dit team ondersteund in hun aanpak van de esg-transitie.
Met betrekking tot de controleportefeuille wordt per controleopdracht vóór aansluiting reeds een analyse gemaakt van het risicoprofiel van de controlecliënt en -opdracht. Tevens wordt per controleopdracht aangegeven welke kwaliteitsmaatregel noodzakelijk wordt geacht. Deze analyse wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de Beleidsbepalers. Voor de overige opdrachten vindt gedurende het due diligence onderzoek een globale analyse plaats van de hoog-risico-opdrachten.
Begin 2024 zijn het proces voorafgaand aan de aansluiting en het integratieproces geëvalueerd. Hieruit zijn leerpunten geformuleerd waarmee we bij toekomstige aansluitingen rekening houden.
Per 1 april 2023 is Trivent, met kantoren in Waalwijk en Nuenen, bij ons aangesloten. Per 1 januari 2024 heeft ook Rijkse de aansluiting gemaakt bij Moore DRV. Voorafgaand aan het besluit tot aansluiting vindt een uitgebreid due diligence onderzoek plaats. Wat betreft het aspect kwaliteit voeren de Kwaliteitsmanager, de Directeur Vaktechniek Accountancy en het Hoofd Vaktechniek Fiscaal een review uit op zowel het kwaliteitsstelsel als de inhoudelijke dossiers. Van dit onderzoek brengen zij verslag uit bij de Raad van Bestuur en de Maatschap waarin zij zo objectief mogelijk een beeld schetsen van de kwaliteit van het betreffende kantoor.
Het rapport vormt belangrijke input voor het implementatietraject. Per servicelijn wordt een notitie opgesteld met daarin de belangrijkste verschillen tussen het kwaliteitsstelsel en de manier van werken van het aan te sluiten kantoor en van Moore DRV. Per punt wordt aangegeven hoe de medewerkers van het aan te sluiten kantoor hiermee moeten omgegaan. Het kwaliteitsstelsel van Moore DRV wordt vervolgens na aansluiting per servicelijn gepresenteerd waarbij nadrukkelijk wordt stilgestaan bij de onderkende verschillen.
De afgesproken verbeteringen zijn onderdeel geworden van de interne reviews en de overleggen met young professionals en de klankbordgroep.
Op de volgende contactmomenten in het auditproces willen wij een verbetering doorvoeren:
de planning van de audit;
het aanleveren van stukken door de cliënt;
de tijd bij de cliënt en de evaluatie met de cliënt;
het leren van voorgaande opdrachten.
In 2023 is onder begeleiding van een extern bureau in de servicelijn audit & assurance een zogenaamde customer- en employee journey in kaart gebracht. Zowel medewerkers als cliënten zijn bevraagd hoe zij de verschillende fasen in het auditproces ervaren en waarderen. Door een werkgroep zijn de uitkomsten geanalyseerd en verbetervoorstellen geformuleerd die tijdens de Summercourse 2023 zijn gepresenteerd. Tijdens de Kick-off-balanscontrole in 2024 zijn de verbetervoorstellen en gemaakte afspraken nogmaals onder de aandacht gebracht.
Servicelijn mkb accountancy & advies
In onze dynamische markt is het niet altijd eenvoudig om voldoende personeel te vinden om alle groeikansen te benutten. Gelukkig staan de ontwikkelingen in software niet stil en hebben we collega’s aangetrokken die zich vol enthousiasme storten op de nieuwste innovaties op dit gebied. In 2023 zijn collega’s gestart met het verder verkennen van de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie (ai). Ook is een speciaal team opgezet dat zich volledig richt op robotic process automation (RPA).
Dit RPA-team speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van onze collega’s in de praktijk. Ze nemen routinematige taken over, waardoor er meer werk kan worden verzet met een hoge mate van nauwkeurigheid. De bots die we inzetten bieden operationele ondersteuning en stellen onze collega’s in staat om zich te concentreren op complexere en interessantere taken.
Een ander belangrijk voordeel van RPA is dat het de schaalbaarheid verhoogt.
Kortom, door slim gebruik te maken van technologie kunnen we onze capaciteit vergroten en tegelijkertijd de kwaliteit van ons werk verbeteren.
Servicelijn audit & assurance
In 2023 zijn binnen de servicelijn audit & assurance de volgende innovaties doorontwikkeld:
Uitbreiding en verbetering van data-analyses en de workflow;
Nieuwe functionaliteiten in de online PBC (Prepare By Cliënt) -lijst;
Start van een pilot voor een zogenaamde data-driven-audit met behulp van continuos auditor;
Verdere ondersteuning door middel van Power BI Dashboard bij het invullen van de AFM-vragenlijsten.
In samenwerking met het SRA en enkele andere kantoren ontwikkelen we een AFM-data-tool die het mogelijk maakt het proces van invullen van de AFM-vragenlijsten efficiënter te laten verlopen. De tool moet het ook mogelijk maken analyses uit te voeren over de eigen controleportefeuille en deze informatie te benchmarken met informatie van alle deelnemende accountantsorganisaties.