Wij beschrijven eerst de organisatie en de relevante btw-context (Algemeen), gevolgd door scope en methodologie. Daarna volgen de vijf grootste risico's, de overige aandachtspunten en de positieve bevindingen. Wij sluiten af met onze aanbevelingen in volgorde van prioriteit en een roadmap voor de implementatie. De bijlagen bevatten detail per top-5 risico en een volledige statustabel op alle beoordeelde onderwerpen.

Deze scan richt zich op Staalbedrijf BV. Andere entiteiten binnen de groep zijn niet meegenomen. De scan is gebaseerd op steekproeven en interviews en is uitdrukkelijk geen volledige audit. Wel biedt zij een gedegen startpunt voor verbetering en, indien gewenst, voor een verdiepende beoordeling.

De scan is opgebouwd uit vier stappen:

• Intake met de btw-verantwoordelijken om de organisatie, stromen en aandachtspunten te bespreken.

• Documentanalyse van btw-aangiften, Opgaaf ICP, grootboek, een steekproef van inkoop- en verkoopfacturen en de aansluiting met douaneaangiften.

• Verdiepingsvragen op punten waar wij meer informatie nodig hadden of een specifiek risico signaleerden.

• Beoordeling en weging van bevindingen op basis van wet, jurisprudentie en gangbare praktijk.

Op 12 november 2025 hebben wij een intake gehouden om de btw-positie van Staalbedrijf BV in kaart te brengen. Op 8 december 2025 ontvingen wij de aanvullende documentatie. Op basis daarvan hebben wij onze beoordeling opgesteld en de risiconiveaus bepaald.

Btw raakt vrijwel iedere transactie binnen een onderneming. Bij een internationaal opererend staalverwerker zoals Staalbedrijf BV is die impact extra groot: goederen lopen via meerdere landen, leveranciers en afnemers bevinden zich zowel binnen als buiten de EU, en de douane is permanent in beeld. Een onopgemerkte fout in deze stromen leidt al snel tot naheffingen, belastingrente of een geweigerd nultarief. Met deze scan brengen wij die risico's vroegtijdig in kaart, zodat jullie kunnen sturen voordat de Belastingdienst dat doet.

Voor jullie ligt de btw-scan van Moore DRV. Met deze scan brengen wij de btw-positie van Staalbedrijf BV in beeld, signaleren wij risico's en doen wij concrete aanbevelingen. Zo krijgen jullie inzicht in waar de btw-praktijk goed staat en waar verbetering nodig of mogelijk is.

Het btw-fundament van Staalbedrijf BV staat. De grootste opbrengst voor jullie organisatie zit in het structureel borgen van de grensoverschrijdende stromen. Onzes inziens bedraagt de netto risicoreductie bij implementatie van onze aanbevelingen circa EUR 230.000 tot 705.000.

• Aansluiting invoer-btw met douaneadministratie procesmatig borgen.

• Bewijsstukken nultarief ICL en uitvoer digitaal koppelen aan factuur in het ERP-systeem.

• Beoordelingskader vastleggen voor gecombineerde leveringen (levering plus montage).

• Onverschuldigd betaalde btw op uitvoertransport terugvragen (geschatte teruggave EUR 50.000 - 150.000).

• Aansluiting Opgaaf ICP met rubriek 3b structureel borgen op aangiftemoment.

• Suppletie indienen voor restpost aansluiting btw-aangifte op grootboek (EUR 8.500).

De inkoop bestaat hoofdzakelijk uit ruwe plaatstaal. Circa 60% komt uit andere EU-landen (met name Duitsland, België en Polen) en circa 40% uit derde landen, waaronder Turkije, Zuid-Korea en India. Voor invoer uit derde landen maakt Staalbedrijf BV gebruik van een artikel 23-vergunning, waardoor de invoer-btw via de aangifte wordt verlegd.

De afzet is overwegend B2B en wereldwijd. Belangrijke afzetgebieden zijn de EU (circa 70%) en daarbuiten met name het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en de Verenigde Arabische Emiraten. Leveringen vinden zowel ex works als delivered duty paid plaats, afhankelijk van de klant en de bestemming.

Staalbedrijf BV is een onafhankelijke staalverwerker, opgericht in 1985 en gevestigd in Zevenbergen. Het bedrijf verwerkt plaatstaal tot maatproducten voor de bouw, de machinebouw en de automotive. Productie vindt geheel in Nederland plaats. In 2024 realiseerde Staalbedrijf BV een omzet van circa EUR 52 miljoen met 310 medewerkers.

Wij gaan ervanuit dat het bovenstaande de relevante stromen en structuren volledig dekt. Indien achteraf blijkt dat aanvullende stromen of structuren niet zijn meegenomen, kan de uitkomst van deze scan worden bijgesteld.

• Staalbedrijf BV maakt geen onderdeel uit van een fiscale eenheid voor de btw.

• Er is geen sprake van vrijgestelde omzet.

• Er zijn geen lopende geschillen met de Belastingdienst over btw bekend.

De Nederlandse btw-aangifte wordt maandelijks ingediend door de financiële administratie, onder verantwoordelijkheid van de controller. De Opgaaf ICP wordt eveneens maandelijks ingediend. Het ERP-systeem is Exact Globe, met een vaste mapping van btw-codes naar rubrieken. De jaarafsluiting btw, inclusief eventuele suppleties, wordt verzorgd in samenwerking met de externe accountant.

Naast de Nederlandse btw-registratie beschikt Staalbedrijf BV over registraties in Duitsland, België en Italië:

• Duitsland: lokale leveringen aan eindklanten vanuit een Duits voorraadpunt.

• België: consignmentvoorraad bij een Belgische distributiepartner.

• Italië: historische registratie vanwege eerdere voorraadhoudende activiteiten, op dit moment beperkt actief.

De lokale aangiften worden door een externe partij verzorgd. In deze scan hebben wij die positie meegenomen voor zover zij raakt aan stromen vanuit of via Nederland.

• Andere belastingmiddelen, zoals vennootschapsbelasting en loonheffingen.

• Andere entiteiten binnen de groep.

• Volledige audit: de scan werkt met steekproeven.

• Douanerechten (alleen de aansluiting met de btw-positie is meegenomen).

Wij hebben transacties geselecteerd op basis van een combinatie van risicogebaseerde criteria (waarde, land, afnemer of leverancier) en een aselecte steekproef. Voor invoer en uitvoer hebben wij de volledigheid van bewijsstukken getoetst aan de hand van de douaneadministratie.

• Binnenlandse btw: controle van btw-tarieven en verwerking in de aangifte.

• Intracommunautaire transacties: beoordeling van EU-leveringen, 0%-tarief en correcte verwerking van EU-inkopen.

• Export en import: invoer onder artikel 23-vergunning en uitvoervrijstelling op grond van Tabel II.

• Facturen: toetsing aan de eisen van artikel 35a Wet OB.

• Voorbelasting: controle van aftrek, inclusief eventuele uitsluitingen en BUA-correcties.

• Rapportage: aansluiting van aangifte op administratie.

• Bijzondere situaties: oninbare vorderingen, suppleties en buitenlandse btw-teruggaven.

De btw-scan beoordeelt de btw-positie van Staalbedrijf BV op basis van een gestructureerde inventarisatie, documentanalyse en transactionele steekproef. Onze aanpak is gericht op risico-identificatie, niet op een volledige audit.

Exposure (EUR): 100.000 - 300.000

Geconstateerd

Bevindingen

3 van 15 uitvoertransacties (20%), maart en mei 2024

Voor enkele exporttransacties ontbreken EX-A en/of uitvoerbevestiging, waarmee het nultarief op grond van post a.2 Tabel II Wet OB onderbouwd wordt.

Exposure (EUR): 30.000 - 80.000

Geconstateerd

Bevindingen

4 van 30 binnenlandse facturen met installatiecomponent (13%)

Bij leveringen van staalproducten met aanvullende prestaties (montage, bewerking op locatie) wordt het algemene tarief op de gehele factuur toegepast. Afhankelijk van de plaats van prestatie kan een afwijkende behandeling van toepassing zijn.

Exposure (EUR): 75.000 - 250.000

Geconstateerd

Bevindingen

4 van 24 ICL's (17%), februari, maart en mei 2024

Bewijsstukken zoals CMR of afhaalverklaring ontbreken voor diverse ICL's. Bij controle kan de Belastingdienst het nultarief weigeren op grond van artikel 12 Uitvoeringsbesluit OB.

Exposure (EUR): 50.000 - 150.000 (terug te vragen)

Geconstateerd

Bevindingen

6 van 18 inkoopfacturen externe vervoerders (33%), H1 2024

Inkoopfacturen externe vervoerders bevatten Nederlandse btw, terwijl het transport samenhangt met uitvoer naar buiten de EU. Op grond van artikel 6e Wet OB is geen btw verschuldigd.

Exposure (EUR): 25.000 - 75.000

Geconstateerd

Bevindingen

3 van 12 invoeraangiften (25%), februari, april en juni 2024

Het bedrag invoer-btw in de aangifte sluit niet aan op de Maandelijkse Verzamelopgave Invoerrechten. De aansluiting tussen douane- en btw-administratie is niet procesmatig geborgd.

Inducatieve impact: Controle aanbevolen

Geconstateerd

Aandachtspunt

1 suppletie (EUR 12.300, reeds afgewikkeld)

Suppletie 2023 ingediend, onderliggende correcties niet zichtbaar aangesloten op administratie.

Inducatieve impact: Onbekend, eerste toets aanbevolen

Geconstateerd

Aandachtspunt

3 registraties

Lokale aangiften door externe partij verzorgd. Aansluiting met NL-administratie niet periodiek getoetst.

Inducatieve impact: Aftrek formeel betwistbaar

Geconstateerd

Aandachtspunt

11 van 60 inkoopfacturen (18%)

Op deel van de inkoopfacturen ontbreekt leveringsdatum of btw-id leverancier (artikel 35a Wet OB).

Inducatieve impact: EUR 2.000 - 5.000 in correcties

Geconstateerd

Aandachtspunt

Verschillen in 4 van 6 maanden

Maandelijkse afwijking tussen Opgaaf ICP en rubriek 3b btw-aangifte.

Inducatieve impact: EUR 8.500 + belastingrente

Geconstateerd

Aandachtspunt

Restpost in alle 6 maanden

Restpost bedraagt EUR 8.500 over H1 2024. Suppletie aangewezen onzes inziens.

Inducatieve impact: Geen materieel risico, wel proces

Geconstateerd

Aandachtspunt

Eénmaal per jaar in december

Correctie pas in december bepaald in plaats van maandelijks geraamd. Aftrek tijdens het jaar niet gecorrigeerd.

Inducatieve impact: Geen direct fiscaal risico

Geconstateerd

Aandachtspunt

7 van 31 beoordeelde credits

Diverse creditfacturen zonder verwijzing naar oorspronkelijke factuur. Aansluiting niet zonder meer na te gaan.

Inducatieve impact: EUR 4.000 - 9.000 voordeel mogelijk

Geconstateerd

Aandachtspunt

12 auto's, forfaitcorrectie 2024 EUR 18.500

Jaarcorrectie op forfaitaire basis (2,7%) toegepast. Werkelijk gebruik kan voordelig zijn.

Inducatieve impact: EUR 2.000 - 8.000

Geconstateerd

Aandachtspunt

3 van 8 niet-EU-dienstfacturen

Verschuldigde btw plus aftrek is niet transparant zichtbaar in de administratie.

Inducatieve impact: EUR 5.000 - 15.000

Geconstateerd

Aandachtspunt

5 van 14 EU-dienstfacturen (36%)

Verleggingsregeling wordt niet consequent toegepast op inkomende EU-dienstverlening.

Getoetst

Constatering

Beoordeling toepasselijkheid

Er is geen sprake van onjuiste toepassing van bijzondere regelingen zoals de margeregeling of de kleineondernemersregeling.

Getoetst

Constatering

BUA-correctie 2023, beleid 2024

Kerstpakketten, bedrijfsuitjes en andere personeelsverstrekkingen worden binnen de BUA-grenzen verwerkt.

Getoetst

Constatering

Procesbeschrijving plus aansluiting 3 maanden

Maandelijkse aansluiting tussen btw-aangifte en grootboek wordt intern uitgevoerd (m.u.v. genoemde restpost).

Getoetst

Constatering

Archiefbeleid plus steekproef opslag

Bewaartermijn van zeven jaar (tien jaar onroerend goed) is vastgelegd in het archiefbeleid.

Getoetst

Constatering

Teruggaafverzoek Q4 2023

Verzoeken om teruggaaf worden conform procedure via het Nederlandse portaal ingediend.

Getoetst

Constatering

Inrichting administratie per land

De btw-administratie voor DE, BE en IT wordt afzonderlijk van de Nederlandse administratie gevoerd.

Getoetst

Constatering

18 kortingsboekingen H1 2024

Correcties op de maatstaf van heffing bij kortingen en betalingskortingen worden tijdig en correct verwerkt.

Getoetst

Constatering

5 vooruitbetalingen H1 2024

Btw wordt op moment van ontvangst van een vooruitbetaling correct in de aangifte verwerkt.

Getoetst

Constatering

Brandstofkostenboekingen H1 2024

Aftrek op bestelauto's correct gehanteerd. Voor personenauto's blijft aftrek conform de regels achterwege.

Getoetst

Constatering

21 binnenlandse facturen

Op binnenlandse leveringen van staalproducten wordt consequent het algemene tarief van 21% toegepast.

Getoetst

Constatering

12 ICL-afnemers, VIES-status

Btw-identificatienummers van EU-afnemers worden bij aanvang van de relatie en periodiek in VIES geverifieerd.

Getoetst

Constatering

30 uitgaande facturen

De uitgaande facturen voldoen aan de eisen van artikel 35a Wet OB.

Getoetst

Constatering

Btw-codetabel plus mapping naar rubrieken

In Exact Globe is een vaste mapping van btw-codes naar aangifterubrieken aanwezig en wordt deze consistent toegepast.

Getoetst

Constatering

12 invoeraangiften, toepassing verleggingsregel

Invoer-btw uit derde landen wordt op grond van de artikel 23-vergunning correct verlegd.

Getoetst

Constatering

6 maandaangiften en 6 ICP's H1 2024

Btw-aangiften en Opgaaf ICP zijn over de beoordelingsperiode steeds tijdig ingediend.

Verwachte impact: Borgen nultarief, voorkomen exposure EUR 100.000 - 300.000

Inspanning: 30-50 uur intern, 8-16 uur Moore DRV

Doorlooptijd: 3-4 maanden

Koppel EX-A en uitvoerbevestiging automatisch aan de uitgaande factuur in Exact Globe. Archiveer digitaal. Stel een procesbeschrijving op voor uitvoertransacties.

Verwachte impact: Voorkomen exposure EUR 30.000 - 80.000 plus klantclaims

Inspanning: 50-80 uur intern, 12-20 uur Moore DRV

Doorlooptijd: 4-6 maanden

Leg een beoordelingskader vast per productcategorie waarin geadresseerd wordt wanneer sprake is van één samengestelde prestatie en wanneer van afzonderlijke prestaties. Pas tariefstelling en plaats van prestatie in het ERP-systeem hierop aan. Train de verkoopadministratie.

Verwachte impact: Terugvragen EUR 50.000 - 150.000

Inspanning: 15-20 uur intern, 4-8 uur Moore DRV

Doorlooptijd: 1-2 maanden

Bespreek met de vaste vervoerders het btw-regime bij uitvoervervoer. Verzoek om gecorrigeerde facturen en claim onverschuldigd betaalde btw terug.

Verwachte impact: Borgen nultarief, voorkomen exposure EUR 75.000 - 250.000

Inspanning: 30-40 uur intern, 8-12 uur Moore DRV

Doorlooptijd: 2-3 maanden

Stel een checklist op met benodigde bewijsstukken per ICL. Koppel bewijsstukken digitaal aan de factuur in Exact Globe. Train de verkoopbinnendienst.

Verwachte impact: Voorkomen naheffing EUR 25.000 - 75.000 plus belastingrente

Inspanning: 40-60 uur intern, 8-16 uur Moore DRV

Doorlooptijd: 3-6 maanden

Implementeer een maandelijkse aansluiting tussen de Maandelijkse Verzamelopgave en de btw-aangifte. Beleg eigenaarschap bij een senior medewerker financiële administratie. Eventueel automatiseren in Exact Globe.

Wilt u meer weten over de btw scan of wilt u een btw scan laten uitvoeren voor uw bedrijf? Laat hier uw contactgegevens achter en wij nemen vrijblijvend contact met u op.