Jan Gijsel is Beleids- en Kwaliteitsbepaler in de Raad van Bestuur. Dat geeft hem een bijzondere positie. Samen met de twee andere leden van het bestuur die Beleids- en/of Kwaliteitsbepaler zijn, heeft hij het mandaat om beleidsbesluiten te nemen over de accountantsorganisatie. Op het gebied van kwaliteitszorg staat hij daarmee boven de andere leden van de maatschap. Die bijzondere positie komt voort uit wet- en regelgeving. Door het maatschappelijk belang van de controlepraktijk is kwaliteitszorg daar strak ingeregeld. Naar het voorbeeld van de controlepraktijk richt DRV ook de kwaliteitszorg in de andere servicelijnen in.

Cultuur en gedrag 

‘Uiteindelijk wordt de kwaliteit bepaald door je mensen. Je kan nog zoveel regelen en organiseren, als medewerkers niet kwaliteitsbewust zijn, kom je er niet. Daarom vormen cultuur en gedrag een heel belangrijk onderdeel van ons hele kwaliteitsstelsel. Kwaliteit kan ook als een last worden gezien. We moeten met elkaar beseffen dat onze hoge kwaliteit van dienstverlening veel voorkomt, zoals klachten en claims, discussies. Kortom, noem het maar gedoe voor onszelf en voor cliënten. Vraag die je daarbij kunt stellen is wat een cliënt onder kwaliteit verstaat. Want, wat is kwaliteit? Welke definitie hanteer je? Uiteindelijk moet de goedkeurende verklaring waarde hebben in het maatschappelijk verkeer. Binnen DRV richten we ons daarvoor op drie kwaliteitsniveaus: de cultuur en het gedrag van onze medewerkers, het stelsel van kwaliteitsbeheersing en de werkzaamheden die we in onze dossiers vastleggen. Het is aan de Beleids- en Kwaliteitsbepalers om de omgeving en de omstandigheden te creëren die kwaliteit borgen. En dat doen we.

"Cliënten vinden onze aanpak prettig.  Het sluit ook goed aan bij de behoefte van onze mensen aan uitdaging."

Strak maar niet rigide

SRA was vandaag op bezoek en heeft opnieuw mondeling bevestigd: jullie stelsel staat als een huis. Dat is een compliment, dat ik graag aanvaard. Het is ook een logische conclusie op onze forse inspanningen. Ons kwaliteitssysteem is vrij strak opgezet, maar niet rigide. Ik voorzie geen ingrijpende ‘verbouwingen’, maar we kijken uiteraard wel of we op onderdelen misschien meer doen dan wettelijk is vereist. We maken continu afwegingen: waar willen we strenger zijn en waar meer ruimte nemen. Ook proberen we zaken optimaler en efficiënter in te regelen door op een slimme wijze automatisering in te zetten. Een voorbeeld is het tijdrovende cliëntacceptatie en -voortzettingsproces.  De uren die we hierin kunnen besparen, kunnen we dan besteden aan ander werk voor cliënten.

Wat ik ook als een compliment beschouw, is dat we zijn gevraagd om mee te werken aan een pilot van de AFM. Vanaf 1 januari 2022 voert de AFM het toezicht uit over niet-oob kantoren. Zij hebben daarvoor een systematiek voor ogen, waar ze data voor nodig hebben. Wij zijn een van de kantoren die zijn gevraagd die data aan te leveren. De feedback die we krijgen op onze contacten met de AFM is positief. We worden gezien en gewaardeerd.

Denken in risico’s

Ons risicogericht denken wordt gewaardeerd door cliënten. We groeien hard. In de controlepraktijk zagen we de omzet toenemen en passeerden we de mijlpaal van 100 collega’s. Steeds meer bedrijven die op zoek zijn naar een controlerend accountant weten ons te vinden. Dat zie je aan het aantal offerteverzoeken. We bieden kwaliteit tegen een marktconform tarief. Onze aanpak is onderscheidend: we denken in risico’s en stemmen onze controleaanpak daaropaf. We werken niet  op basis van steekproeven. Cliënten vinden onze aanpak prettig. Het sluit ook goed aan bij de behoefte van onze mensen aan uitdaging. Wat ook prettig is: we hebben onze teams kwalitatief op orde en ze zijn stabiel. Dat we een relatief laag verloop hebben is ook fijn voor cliënten. 

Data maken het leuker

In de samenwerking met cliënten kunnen we nog slimmer werken en meer toegevoegde waarde leveren. Slimmer werken bijvoorbeeld als het gaat om het opvragen van gegevens. In de controle zelf kunnen we nog meer toegevoegde waarde hebben voor de cliënt als we nog meer gebruikmaken van data en automatisering, want dan kun je een korter tijdsbestek nog meer beoordelen. Of dat het vak leuker maakt? Ik denk zeker van wel. Je moet er wel voor open willen staan. En het vraagt iets van ons aannamebeleid. Naast accountants meer mensen werven met een IT-achtergrond. De IT-auditors worden al veel meer ingezet en dat kan nog veel vaker. Ons team IT Audit & Assurance zal dan ook zeker groeien.

Wereld om en achter cijfers

Ook in de samenstelpraktijk zijn we veel meer risicogericht gaan werken. De administratie moet de juiste cijfers opleveren en op basis daarvan ga je samenstellen. Met de kennis van de cliënt vraag je je vervolgens af waar je aandacht aan moet besteden. Dat draagt bij aan de kwaliteit. Het boekje is historie, je moet vanuit de actualiteit opereren. Het proces snappen dat tot de cijfers heeft geleid, kijken hoe je tot de juiste cijfers komt, gegevens koppelen. Je richt je ook op posten die niet direct aan de omzet zijn te relateren, zoals belangen van de stakeholders, de wijze van financiering, de ontwikkelingen in de branche. Er zit dus een wereld om de cijfers heen en een wereld achter de cijfers, waar je je bewust van moet zijn. Dan pas raak je de zaken die ertoe doen.

Mensen alles bepalend

Weer geldt: uiteindelijk bepalen onze mensen hoe goed we zijn. De coronapandemie heeft dat extra duidelijk gemaakt. Het aanpassings- en doorzettingsvermogen was groot. Iedereen is blijven werken, schakelde snel, werkte in een heel kort tijdsbestek op afstand. We zagen dat controles werden uitgesteld en langere doorlooptijden hadden. Dat drukte op het welzijn van onze mensen. Gelukkig zijn de doorlooptijden weer terug naar normaal. We zijn wel anders gaan aankijken tegen thuiswerken. De combinatie van op locatie en thuiswerken gaat het nieuwe normaal worden. Dat is goed voor mens en milieu.

Cliënten langs de meetlat

Belangrijk blijft dat we de balans werk-privé goed voor de bril houden. De pieken worden groter en daarmee de werkdruk. Daarom kijken we heel kritisch naar welke cliënten we aannemen en welke niet. Soms nemen we ook afscheid van cliënten om ruimte te maken voor nieuwe. We leggen nieuwe en bestaande cliënten langs onze meetlat: de Friss-check. Onderdelen daarvan zijn de mate van ‘fun’ of ‘stress’ van een opdracht.

Goede mensen verzameld

Ook door het personeelsverloop te beperken kunnen we de werkdruk matigen. Gelukkig hadden we in 2020 meer instroom dan uitstroom. Als mensen weggaan dan willen we de reden weten. We voeren mentorgesprekken om op tijd bij te sturen. De mensen die ik spreek geven mij de bevestiging dat iedereen doet wat hij of zij kan en leuk vindt. Het is een fijn gevoel dat je goede mensen om je heen hebt verzameld, zodat je kunt delegeren en loslaten.’ Om het gesprek lachend te besluiten met: ‘Ze zijn allemaal veel slimmer en vaktechnisch beter dan ik.’