De doorlooptijd van de interne reviews is ten opzichte van vorig jaar verbeterd. Reviews zijn door reviewers en gereviewden sneller afgewikkeld en gerapporteerd aan BVT. Evenals vorig jaar wordt er nog wel relatief vaak bezwaar gemaakt tegen het door BVT afgegeven eindoordeel. De Beleidsbepalers en BVT evalueren in 2021 samen het interne reviewproces.

De uitkomsten uit de interne reviews zijn gedeeld tijdens de Kick-off Balanscontrole in januari 2021. Op een aantal bevindingen is tijdens die bijeenkomst dieper ingegaan. Verdere opvolging vindt plaats in BVT-alerts en tijdens de Summercourse 2021.

Jaarlijks worden alle externe accountants met twee controledossiers betrokken in een review. Uitgangspunt daarbij is één wettelijke en één vrijwillige controle. De reviews worden uitgevoerd door accountants uit de servicelijn Audit & Assurance onder verantwoordelijkheid van BVT. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de uitkomsten van deze reviews.

De doorlooptijd van de interne reviews is ten opzichte van vorig jaar verbeterd. Reviews zijn door reviewers en gereviewden sneller afgewikkeld en gerapporteerd aan BVT. Evenals bij de controlepraktijk blijft er nog wel relatief vaak discussie over de diepgang van de review en de gehanteerde normstelling. Deze normstelling is dan ook een van de evaluatiepunten van de Kwaliteitsbepalers en BVT in 2021.

In 2021 worden de interne reviews door een beperkte groep reviewers uitgevoerd die zichzelf hiervoor hebben aangemeld. Het werken met een kleinere groep reviewers heeft het voordeel dat de diepgang van de review meer uitgelijnd kan worden. Daarnaast draagt het, in het kader van management development, bij aan de vaktechnische ontwikkeling van deze accountants.

Tijdens de wintercourse in februari 2021 zijn de uitkomsten van de reviews gedeeld en is ingegaan op een aantal bevindingen. Verdere opvolging gebeurt in BVT-alerts en e-learnings. Ook zijn aanpassingen en vereenvoudigingen doorgevoerd in het FDS-sjabloon (sjabloon in een werkprogramma) wat bijdraagt aan de kwaliteit, effectiviteit en efficiency van de werkzaamheden.

Jaarlijks wordt een derde van het aantal externe accountants dat ook in de samenstelpraktijk werkzaam is met één dossier betrokken in een review van overige opdrachten (beoordelings- en samenstelopdrachten). Voor de overige eindverantwoordelijke accountants in de samenstelpraktijk geldt dat zij (minimaal) eenmaal per drie jaar met twee dossiers in een review worden betrokken. Gedurende 2020 zijn in totaal 28 reguliere reviews uitgevoerd. Aanvullend zijn nog vier vervolgreviews uitgevoerd. In totaal zijn dus 32 dossiers gereviewd. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de uitkomsten van deze reviews.

De uitkomsten op de onvoldoende dossiers zijn gedeeld tijdens één van de webinars over bijzondere opdrachten in september 2020.

In 2019 is de kwaliteit van de uitvoering van bijzondere opdrachten door middel van een thema-onderzoek beoordeeld. Vanaf 2020 worden bijzondere opdrachten meegenomen in de driejaarlijkse cyclus, zoals deze van toepassing is op samenstelopdrachten. Van elke tekenbevoegde accountant wordt één bijzondere opdracht in deze reviewcyclus betrokken. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de uitkomsten van deze reviews in 2020.

De uitkomsten zijn besproken met de leidinggevenden van de teams Personeel e& Salaris en de vestigingsdirecties. De vervolgacties zijn het per vestiging laten opstellen van een plan van aanpak voor de verbetering van de kwaliteit van de dossiervorming. Ook ontwikkelen we een kort werkprogramma voor de controle van de stamgegevens. In het najaar van 2021 zal opnieuw een review worden uitgevoerd om de effectiviteit van de ingezette verbeteracties te monitoren.

In november 2020 zijn loonreviews uitgevoerd. De reviews hebben plaatsgevonden op alle vestigingen waar salarisadministraties voor cliënten worden gevoerd. Vanuit de verschillende vestigingen is een reviewteam samengesteld van ervaren salarisadministrateurs. Het team heeft in totaal 24 dossiers beoordeeld (vier per vestiging). Van deze 24 dossiers zijn veertien dossiers als onvoldoende gekwalificeerd (58%). Dit aantal onvoldoendes is te hoog en ten opzichte van de 0-meting in 2018 ook niet verbeterd. Wel is het aantal geconstateerde tekortkomingen gedaald waaruit blijkt dat in de afgelopen jaren progressie is geboekt. Overigens worden de onvoldoendes overwegend veroorzaakt door tekortkomingen in de dossiervorming (formele aspecten) en betreft het niet de kwaliteit van de werkzaamheden (materiële aspecten).

In 2020 hebben interne reviews plaatsgevonden op fiscale dossiers 2019 van cliënten waar wij fiscale aangiften voor verzorgen. Begin 2021 zijn deze reviews afgerond en wordt de eindrapportage opgesteld.

In 2020 zijn twee controleopdrachten (één concern) tussentijds beëindigd. Na onduidelijkheid over het al dan niet bestaan van een opdracht bleken beide ondernemingen in staat van faillissement te zijn gesteld. Van de tussentijdse beëindigingen van deze controleopdrachten is melding gedaan bij de AFM en de cliënt is op zijn verplichtingen gewezen.

In 2020 hebben twee incidentmeldingen plaatsgevonden bij de AFM. Eén incidentmelding had betrekking op het opzeggen van de overeenkomst met DRV door een externe OKB’er. De tweede incidentmelding had betrekking op de arrestatie van een cliënt door de politie, waarbij deze verdacht werd van illegale activiteiten. Zodra het mogelijk was, heeft een gesprek met cliënt plaatsgevonden. Op basis van de uitkomst van dit gesprek is besloten de cliëntrelatie te beëindigen.

In 2020 waren nog twee procedures onderhanden uit eerdere jaren, waarbij één procedure in dit jaar is afgewikkeld. De klachten waren niet-ontvankelijk of ongegrond verklaard. Tijdens het hoger beroep van de klager is overeenstemming bereikt om deze casus te schikken. In de andere casus heeft het College van Beroep uitspraak gedaan, waarbij de door de Accountantskamer opgelegde berisping van de accountant blijft staan. De klager is vervolgens een civielrechtelijke procedure gestart. Er zijn in 2020 geen nieuwe civielrechtelijke of tuchtrechtelijke procedures bijgekomen.

In 2020 zijn vijf klachten binnengekomen waarvan er één nog onderhanden is. Bij twee van de vier afgewikkelde klachten is de ontstane schade door DRV vergoed. Twee andere klachten konden opgelost worden door met klager in gesprek te gaan. Bij de nog onderhanden klacht heeft DRV de aansprakelijkheidsstelling afgewezen, omdat zij geen partij is.

Eén klacht uit 2018 is afgewikkeld in 2020. In deze casus heeft de klager DRV gesommeerd een schadevergoeding te betalen. De zaak is in november behandeld in de rechtbank. De vordering van klager is door de rechtbank afgewezen.

Compliance monitort in opdracht van de Beleids- en Kwaliteitsbepalers of bij de uitvoering van controle- en NVKS-opdrachten aan alle wet- en regelgeving wordt voldaan. Elke twee maanden informeert Compliance de Beleids- en Kwaliteitsbepalers over de mogelijke schendingen. Beleids- en Kwaliteitsbepalers besluiten vervolgens of een schending wordt geregistreerd en zo ja, welke kwalificatie deze krijgt. Het schendingenregister vormt een belangrijke graadmeter voor de werking van ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.

In 2020 zijn in totaal 58 schendingen (2019: 37) waarvan 34 administratieve schendingen (2019: 14) geregistreerd. Het aantal schendingen, niet zijnde administratieve schendingen, is dus qua aantal nagenoeg gelijk gebleven, terwijl wel sprake is van een groei van de controleportefeuille.

De (administratieve) schendingen waren:

• dossiers zijn bij een interne review beoordeeld met een onvoldoende;
• niet juist volgen van de opdrachtaanvaardings-/voortzettingsprocedure;
• niet binnen de tweemaandsperiode sluiten van het controledossier;
• niet juist volgen van de consultatieprocedure;
• niet juist volgen van de dossierafsluitingsprocedure;
• tekortkomingen in dossiers en/of de jaarrekening geconstateerd;
• fouten geconstateerd in de tekst van de controleverklaring (geen afbreuk aan de strekking van de verklaring).

In 2020 zijn in totaal 21 schendingen (2019: 50) waarvan twee administratieve schendingen (2019: 3) geregistreerd. 

De (administratieve) schendingen hadden betrekking op:

• niet juist volgen van de OKB-procedure;
• dossiers zijn bij een interne review beoordeeld met een onvoldoende;
• tekenen van een samenstellingsverklaring bij een bijzondere opdracht door een fiscalist;
• versturen van een opdrachtbevestiging voordat de CLOP-procedure was doorlopen;
• niet tijdig sluiten van dossiers binnen de 2-maandsperiode.

In 2019 zijn 37 schendingen uitgedeeld als gevolg van het niet tijdig sluiten van het dossier. In de loop van 2019 is een automatische e-mailalert ingesteld, die eindverantwoordelijke accountants waarschuwt als de tweemaandsperiode verstrijkt zonder dat het dossier is gesloten. Dit heeft geleid tot een forse afname van het aantal schendingen op dit vlak in 2020.

De belangrijkste actie was het delen van de uitkomsten van deze RCA met de externe accountants en daarna met alle medewerkers van de servicelijn Audit & Assurance vanaf functieniveau controleleider. Dat gebeurde tijdens de summercourse. Er is met name stilgestaan bij de noodzaak van een open en constructieve houding en er is opgeroepen tot meer zelfreflectie.

• herzien van de opzet van interne reviews in relatie tot andere kwaliteitsmaatregelen zoals OKB’s en tweede lezingen;
• opzetten van een systeem om meer informatiewaarde/ rode draden te halen uit interne reviews, OKB’s en tweede lezingen;
• opstellen en delen van een instructie voor reviewers en meer begeleiding van startende reviewers;
• opzetten van een structuur na de reviewdag en eerder interveniëren vanuit BVT en Compliance;
• betrekken van alle accountants op de opdracht bij de interne review;
• toegankelijker maken van de vragenlijst en op termijn opnemen in geautomatiseerde toepassing.

In 2020 is een oorzaakanalyses (RCA’s) uitgevoerd van het intern reviewproces binnen de servicelijn Audit & Assurance. Aanleiding daarvoor waren de te lange doorlooptijden van interne reviews en de slepende discussies alsmede het relatief groot aantal bezwaren tegen afgegeven oordelen door BVT. De kwaliteitsmanager heeft een vragenlijst uitgezet onder alle betrokkenen bij dit proces. Daarnaast is met acht betrokkenen een interview gehouden, waarbij dieper is ingegaan op hun ervaringen en onderliggende oorzaken. De uitkomsten zijn gepresenteerd aan de Beleidsbepalers en de volgende acties zijn geformuleerd: